Stadgar för avdelningen Gamingfamiljen (GF) i Digital Spelkultur (DSK)

§1 Tillhörighet
Avdelningens namn är Gamingfamiljen (förkortas GF) och ingår i Sverokföreningen Digital Spelkultur (DSK). Avdelningen har säte i Umeå. Avdelningen är en medlemsförening i Sverok.

§2 Uppgift och värdegrund
Avdelningens syfte är att genom olika arrangemang skapa en öppen, tillgänglig och välkomnande plats för sociala möten kring digitala spel. Avdelningen vilar på humanistisk och demokratisk grund.

§3 Medlemmar
Medlemskap löses halvårsvis, 1 januari till 30 juni, samt 1 juli till 31 december. Medlemskap gäller familjevis. Familjerna definierar själva vilka som ingår i dem. Vid tecknande av medlemskap godkänner man avdelningens stadgar. Medlemskap börjar gälla när medlemsavgiften betalats.
Avgiftens storlek beslutas på årsmötet. Årsmötet kan besluta att det är gratis att vara medlem.
Styrelsen kan stänga av en medlem som allvarligt skadar avdelningen. Om en medlem stängts av måste detta diskuteras på nästkommande årsmöte. Antingen upphävs då avstängningen eller så utesluts medlemmen. Styrelsen och årsmöte kan upphäva avstängning och uteslutning.

§4 Medhjälpare
Digital spelkultur kan utse en person från sin styrelse att agera medhjälpare för denna avdelning.

§5 Oberoende
Avdelningen är religiöst och partipolitiskt obunden.

§6 Verksamhetsår
Verksamhetsåret är 1 april till 31 mars.

§7 Verksamhet
Avdelningens främsta verksamhet är att anordna evenemang med digitala spel i fokus. Evenemangen anordnas av avdelningen och ska ske i enlighet med stadgarnas §2. Avdelningens beslut fattas med enkel majoritet. Alla evenemang som avdelningen anordnar ska vara helt alkohol- och drogfria.

§8 Stadgar
Avdelningens stadgar kan ändras av årsmötet.

§9 Styrelsen
Styrelsen ansvarar för avdelningens medlemslista, bidragsansökningar, medlemsvärvning, beslut som tas på årsmöten samt övrig verksamhet. Avdelningens styrelse består av ordförande, kassör och minst 1 ledamot. Samma person får inte ha flera poster i styrelsen. Styrelsen väljs på årsmöte och tillträder direkt efter valet. Valbara styrelseledamöter är de som räknas som medlemmar i avdelningen.

§10 Årsmöte (högsta beslutande organ)
Varje år ska avdelningen hålla årsmöte. Ordinarie årsmöte ska hållas senast 3 månader efter avslutat verksamhetsår. Avdelningens styrelse ska se till att mötet blir av och att medlemmarna vet när, var och hur de ska träffas.
För att vara behörigt måste avdelningens medlemmar meddelas personligen minst två veckor i förväg. Motioner till årsmötet skall vara styrelsen tillhanda senast en (1) vecka innan årsmötet.
Följande ärenden ska alltid behandlas på ordinarie årsmöte
1. Mötets öppnande
2. Mötets behörighet
3. a) Val av mötets ordförande
3. b) Beslut om mötesordförandes utslagsröst
4. Val av mötets sekreterare
5. Val av två personer att justera protokollet
6. Godkännande av dagordning
7. Styrelsens verksamhetsberättelse för förra året
8. Ekonomisk berättelse för förra året
9. Revisorernas berättelse för förra året
10. Ansvarsfrihet för förra årets styrelse
11. Motioner
12. Propositioner
13. Årets verksamhetsplan
14. Årets budget och fastställande av medlemsavgift
15. Val av ordförande
16. Val av styrelse
17. Val av årets revisor.
18. Val av årets valberedare.
19. Övriga frågor
20. Mötets avslutande

§11 Extra årsmöte
Om styrelsen, revisor eller minst en fjärdedel av avdelningens medlemmar kräver det, ska styrelsen kalla till extra årsmöte. Vid krav på extra årsmöte kan den som krävt det sköta kallelsen. För att vara behörigt måste avdelningens medlemmar meddelas minst två veckor i förväg. På extra årsmöte kan bara de ärenden som nämnts i kallelsen behandlas.

§12 Beslut om företrädare gentemot Swedbank AB
Styrelsen beslutar att följande person/personer får:
· Företräda föreningen enligt Swedbanks Fullmakt ideell förening som fullmaktshavare.
· Skriva under blanketterna Ansökan ideell förening/Begäran om ändring för ideell förening gentemot Swedbank samt Fullmakt ideell förening, enligt ovan, som fullmaktsgivare.
· Företräda enligt ovan var för sig eller två i förening …………………………………………………................(Namn och personnummer) …………………………………………………................(Namn och personnummer) …………………………………………………….............(Namn och personnummer)

Beslut om användare och behörighetsadministratörer för Swedbanks internetbanken för företag Styrelsen beslutar att följande personer ska vara företagsanvändare/behörighetsadministratör för föreningen i internetbanken (specificera vilken roll för respektive person)
………………………………………… (Namn och personnummer) och (användare eller administratör)
…………………………………………..(Namn och personnummer) och (användare eller administratör)
…………………………………………..(Namn och personnummer) och (användare eller administratör)

§13 Rösträtt
Endast närvarande medlemmar har rösträtt på årsmöte. Endast en röst per betald medlemsavgift, alltså en röst per familj. På styrelsemöten har endast närvarande ur styrelsen rösträtt.

§14 Röstetal
Alla frågor som behandlas på årsmöte eller styrelsemöte avgörs med enkel röstövervikt om inget annat står i stadgarna. Nedlagda röster räknas inte. Varje person med rösträtt har en röst. Vid lika röstetal förs en extra omgång diskussion varpå det görs en andra omröstning. Har mötesordförande inte fått utslagsröst av årsmötet enligt punkt 3b på årsmötet (§10) avgör slumpen.

§15 Stadgeändring
Dessa stadgar kan bara ändras på ordinarie eller extra årsmöte. För att vara giltig måste ändringen antas med ⅔ majoritet av antalet röster. Då stadgeändring ska ske måste förslaget delges medlemmarna i kallelsen till mötet. I annat fall måste ändringen antas enhälligt.
Ändring av avdelningens stadgar om avdelningsnamn (§1), uppgift och värdegrund (§2), stadgeändringar (§15) och upplösning (§17) kräver beslut på två varandra följande årsmöten.

§16 Lagring av personlig information
GF samlar in personuppgifter för att kunna föra ett medlemsregister som i sin tur används för att rapportering till DSK och Sverok. Medlemsregistret ligger finns som ett underlag för bidrag som GF kan få från Sverok eller andra organisationer, till exempel kommunen. Även deltagarförteckning vid träffar och arrangemang kan föras för att kunna rapportera delaktighet för studiecirklar och liknande arrangemang.

I och med dataskyddsförordningen ska föreningen/avdelningen hantera eventuell insamlad medlems- och besöksdata enligt följande regler:


1) Vid insamling av personuppgiftsdata måste godkännande ges av individen vars data samlas in. Först då godkännande getts kan data samlas in. För individer under 16 års ålder krävs samtycke av vårdnadshavare.
2) Godkännandet ska sparas och kunna visas vid behov.
3) Vid eventuell insamling av personlig data för medlemmar eller besökare till evenemang som GF är arrangör till, ska det skriftligt stå:
a) Varför data samlas in
b) Vad insamlad data kommer användas till.
c) Vilka som har tillgång eller kommer få ta del av datan som insamlats.
d) Hur länge data sparas.
e) Man ska informera att möjlighet finns att lämna klagomål till tillsynsmyndigheten (Datainspektionen) om man anser att personuppgifter hanteras felaktigt av GF.
Denna informationstext skall vara kortfattad, lättbegriplig, och utformad med ett tydligt och enkelt språk.
4) En förteckning skall finnas över personuppgiftshanteringen. I GF fall används Sveroks system eBas där medlemsuppgifter lagras. Dels för GF:s, DSK:s och Sveroks räkning.
a) Kontaktuppgifter för den/de som är ansvariga för hanteringen av insamlad persondata
b) Vad uppgifterna används till.
c) Vilka kategorier och uppgifter som förekommer.
d) Tidsgräns för borttagning av uppgifterna.
e) Beskrivning av säkerhetsåtgärder (om möjligt).
5) Vid eventuell insamling av personlig data ska inte mer data samlas in än vad som är nödvändigt enligt det syfte som är beskrivet i förteckningen för personuppgiftshanteringen.
6) Insamlad personuppgiftsdata får inte ges till obehöriga och ska endast användas enligt det syfte som finns antecknat i förteckningen för personuppgiftshanteringen. Vad som räknas som obehöriga är den/de som inte finns skrivna i förteckningen.
7) Rutiner ska finnas för att rensa bort lagrade personuppgifter.
a) Besöksdata kopplat till GF-evenemang, lagras i maximalt 12 månader efter utfört evenemang. Det för att kunna redovisa deltagarföteckning och liknande vid studiecirklar.
8) Insamlad data ska skyddas så att obehöriga inte får tillträde till den.
9) Vid misstanke om en personuppgiftsincident måste händelsen dokumenteras samt tas upp med avdelningens styrelse. Incidenter kan vara t.ex. dataintrång eller att man på något annat sätt förlorar kontrollen över de uppgifter som behandlas. Om incidenten bedöms som en risk för enskildas fri- och rättigheter ska incidenten anmälas till tillsynsmyndigheten (Datainspektionen) inom 72 timmar. Vad som anses som risk är bl.a. diskriminering, identitetsstölder, bedrägerier eller finansiella stölder.
10) Vid en personuppgiftsincident måste berörda personer informeras om detta.

§17 Upplösning
Förslag om avdelningens upplösning får endast framläggas på årsmöte. Att upplösning ska behandlas måste framgå av kallelsen. Avdelningen kan inte upplösas så länge minst fem medlemmar ej godkänner upplösningen. Vid upplösning ska avdelningens skulder betalas. Därefter ska avdelningens tillgångar gå till Sverokföreningen som avdelningen tillhör (Digital Spelkultur). En ansvarig ska utses för att avsluta eventuella konton som tillhör avdelningen, ta bort eventuella digitala handlingar, sköta överföring av tillgångar samt avregistrering från förbundet.

Så behandlas dina personuppgifter

Den förening du nu blir medlem i ansvarar för att dina personuppgifter behandlas med noggrann försiktighet och att dessa inte lämnas vidare till annan part, utan ditt samtycke.

Du lämnar nu dina personuppgifter i databasen eBas, som är ett rapportsystem för alla medlemsföreningar i riksförbundet Sverok. Vi kan komma att vid behov slå upp din folkbokföringsadress via SPAR. När du blir medlem i den här föreningen blir du även medlem i Sverok.

Sverok följer Dataskyddsförordningen (GDPR) och behandlar dina uppgifter med noggrann försiktighet. Dina personuppgifter lämnas aldrig ut till andra av Sverok. Sverok får spara dina personuppgifter i upp till tre år.

Sverok kan komma att använda dina personuppgifter vid medlemsavstämningar via telefon eller sms, för att säkerställa föreningens medlemslista. Då ringer eller sms:ar vi till slumpvis personer på medlemslistan och frågar om de är medlemmar i föreningen.

Sverok skickar kontinuerligt utskick till alla medlemmar i förbundet. Det kan även förekomma enkätundersökningar som du ombeds svara på.

Uppgifterna används även som underlag vid statsbidragsansökan, distriktens landstingsbidragsansökningar och statistik.

Granskare från statlig myndighet eller region/landstingsförbund kan få möjlighet att granska personuppgifter från Sveroks förbundskansli, om deras arbete kräver det.