STADGAR FÖR FÖRENINGEN HISTORISKT ÅTERSKAPANDE VÄSTERBOTTEN (HÅV)
Stadgarna senast reviderade vid årsmötet för verksamhetsåret 2018, 30/3 2019.
§1 Föreningen
Föreningens namn är Historiskt Återskapande Västerbotten (HÅV).
Föreningen har sitt säte i Västerbotten.
Föreningen är en ideell förening som är religiöst och partipolitiskt oberoende.
Föreningens syfte är att syssla med och öka intresset för historiskt återskapande genom bland annat studiecirklar och föreningsledda evenemang.
Föreningen arbetar med likabehandling, för att alla medlemmar ska ha samma möjligheter och förutsättningar för att delta i verksamheten och påverka den.
Föreningens verksamhetsår är 1 januari till 31 december. Föreningens räkenskapsår är 1 januari till 31 december.
Föreningen bildades 20160501 och då antogs de första stadgarna.
Föreningen är en systerförening till Sällskapet Gustafs Skål. Medlemmar i Gustafs Skål och dess syskonföreningar kan därför medverka på HÅV:s evenemang som om de vore medlemmar, vilket i sin tur gäller för HÅV:s medlemmar på evenemang som arrangeras av Sällskapet Gustafs Skål eller någon av dess syskonföreningar. Om föreningen önskar avsluta syskonskapet beslutas detta av årsmötet.
Föreningens vision: Genom historiskt återskapande inom en ungefärlig tidsperiod som sträcker sig från medeltiden till och med 1800-talet vill föreningen bidra till historisk folkbildning med den övergripande inriktningen Norrland och det Västerbottniska kulturarvet.
§2 Bli medlem
Alla personer som godkänner föreningens stadgar och föreningens säkerhetsreglemente har rätt att bli medlemmar. Medlem blir den som i text har anmält medlemskap till föreningen.
Föreningens medlemsavgift är 200kr per person och år vilken måste vara inbetald för att en person ska räknas som medlem och därmed kunna delta i föreningens evenemang.
Medlemmar har rätt att få information om föreningen, delta och rösta på årsmöte och kunna väljas till styrelse eller valberedning. Medlemmar är skyldiga att följa föreningens stadgar och regler, hålla sina kontaktuppgifter uppdaterade hos föreningen och behandla andra medlemmar med respekt.
§3 Sluta vara medlem
Medlemskapet gäller till och med nästa årsmöte, men minst till och med verksamhetsårets slut. En medlem som vill gå ur föreningen tidigare ska meddela det i text till föreningens styrelse. Då räknas inte personen som medlem längre.
Som Systerförening till Sällskapet Gustafs Skål anser vi att människor som ger röst åt intoleransen eller medvetet trakasserar andra har intet i föreningen att göra. Enskild medlem eller grupp av sådana som gravt skadat föreningens rykte och aktivt motarbetat dess intresse riskerar uteslutning.

Medlem som hotas av uteslutning enligt ovanstående stycke i 3 § ska få sitt fall individuellt prövat. Då uteslutning av enskild medlem föreslagits utreds frågan av styrelsen. Styrelsen är skyldig att höra alla parter. Det ska resultera i en skriftlig utredning som ska fogas till protokollet vid nästföljande styrelsemöte och till föreningsstämmans protokoll om frågan går vidare dit.

Styrelsen beslutar på styrelsemöte med enkel majoritet om huruvida frågan bör gå vidare till föreningsstämman. Mötesordföranden har utslagsröst. Beslutet om uteslutning tas av föreningsstämman.

I uteslutningsfrågor är föreningsstämman skyldig att höra alla parter. Vid omröstning i uteslutningsfrågor tillämpas sluten omröstning. Ett uteslutningsbeslut måste stödjas av två tredjedelar av de vid föreningsstämman närvarande medlemmarna.
Allt arbete som stadgats i 3 § ska resultera antingen i en uteslutning av en enskild medlem, i en varning till denne eller i en ursäkt från styrelsen. Varningar, uteslutningsbeslut och ursäkter ska alltid delges personen skriftligen. Styrelsen har att arkivera detta som bilaga till föreningsstämmans protokoll.

En före detta medlem som uteslutits kan efter ett år åter ansöka om medlemskap i föreningen. Förfrågan görs skriftligen. Beslut i frågan fattas av föreningsstämman med enkel majoritet. Bilagor till protokoll där förfarandet som beskrivs i 3 § dokumenteras ska under arbetets gång hållas hemligt av hänsyn till enskild medlems integritet.

§4 Styrelsen
Styrelsen har ansvar för föreningens pengar, verksamhet, medlemslista, årsmöte och för att det som bestäms på årsmötet blir gjort.
Styrelsen ska vara minst tre personer, där en är ordförande. Styrelsen ska dela på ansvaret.
Firmatecknare är ordförande och kassör som räknas som firmatecknare tillsammans.
Styrelsen väljs på föreningens årsmöte, och tillträder så fort mötet är slut.
Alla som är medlemmar i föreningen kan väljas till styrelsen.
§5 Revisorer
Revisorns uppgift är att granska styrelsens arbete och redovisa det för nästa årsmöte.
Föreningen ska ha en revisor.
De som sitter i föreningens styrelse kan inte väljas till revisor.
Revisorn måste inte vara medlem i föreningen.
§6 Valberedning

Valberedningens uppgift är att föreslå personer till personvalen på årsmötet.
Alla som är medlemmar i föreningen kan väljas till valberedning.
Om ingen valberedning väljs, ansvarar styrelsen för valberedningens uppgifter.
§7 Årsmöte
Årsmötet ska hållas senast den 30 april varje år.
För att mötet ska vara giltigt måste föreningens medlemmar meddelas personligen minst två veckor i förväg. Medlemmarna ska få veta tid, plats och vad som ska tas upp på mötet.
Detta ska alltid tas upp på ett ordinarie årsmöte:
) Mötets öppnande
) Beslut om mötets giltighet
) val av mötets ordförande
) val av mötets sekreterare
) val av minst en person att granska protokollet efter mötet
) styrelsens redovisning av förra årets verksamhet
) styrelsens redovisning av förra årets ekonomi
) revisorernas redovisning av styrelsens arbete förra året
) beslut om ansvarsfrihet för förra årets styrelse
) förslag från styrelse och medlemmar
) beslut om årets verksamhetsplan
) beslut om årets budget och eventuell medlemsavgift
) val av årets styrelse
) val av årets revisor
) val av årets valberedare
) mötets avslutande
Om styrelsen, revisorn eller minst en fjärdedel av föreningens medlemmar vill, ska föreningen hålla ett extra årsmöte. Det kan hållas när som helst på året. Samma krav på giltighet gäller för extra årsmöte som för ordinarie. På ett extra årsmöte kan bara det som står i inbjudan tas upp på mötet.
§8 Omröstningar
Alla medlemmar som är på årsmötet har en röst var. I omröstningar gäller att förslaget som fått flest röster vinner. Om en omröstning blir lika två gånger i rad, räknas det som att förslaget inte går igenom. Om omröstningen gäller ett personval och resultatet blir lika två gånger i rad, får slumpen avgöra. Röster som inte är för eller mot något förslag räknas inte.
Alla i styrelsen som deltar på ett styrelsemöte har rösträtt. I omröstningar gäller att förslaget som fått flest röster vinner. Om en omröstning blir lika två gånger i rad, räknas det som att förslaget inte går igenom. Röster som inte är för eller mot något förslag räknas inte.
§9 Ändra stadgarna
Föreningens stadgar kan bara ändras på ett årsmöte, om förslaget på ändring står med i inbjudan till mötet. För att ändringen ska gälla, måste minst dubbelt så många rösta för ändringen som de som röstar mot.
§10 Nedläggning
Årsmötet kan bestämma att föreningen ska läggas ned. Föreningen läggs inte ned så länge det finns minst tre medlemmar som vill driva föreningen. Om föreningen läggs ned, ska alla föreningens skulder betalas och konton avslutas. Om föreningen har saker kvar kan dessa säljas till föreningens medlemmar till ett andrahandsvärde. Pengar eller saker som blir kvar efter detta ska skänkas till en Sverokförening med ett liknande syfte som föreningen.
§11 Reseersättning
Om reseersättning kan ansökas av medlem som betalat medlemsskap i föreningen för det verksamhetsår som ansökan avser. Reseersättning kan ansökas om före ett evenemang, men senast 2 veckor efter evenemangets avslutande. Reseersättningsansökningar godkännes av styrelsen på styrelsemöten. Den budget som satts av årsmötet kring reseersättning kan inte överskridas om inte styrelsen specifikt beslutar kring detta och informerar medlemmarna. “Först till kvarn” gäller kring reseersättning. Ansökan sker skriftligen till föreningens ordförande. Efter genomförd resa skall ansökande medlem redovisa kvitton eller resehandlingar för att få utbetalat ersättning. Enskild medlem kan ansöka om personlig reseersättning för ett historiskt evenemang upp till 700 kronor per person.

Så behandlas dina personuppgifter

Den förening du nu blir medlem i ansvarar för att dina personuppgifter behandlas med noggrann försiktighet och att dessa inte lämnas vidare till annan part, utan ditt samtycke.

Du lämnar nu dina personuppgifter i databasen eBas, som är ett rapportsystem för alla medlemsföreningar i riksförbundet Sverok. Vi kan komma att vid behov slå upp din folkbokföringsadress via SPAR. När du blir medlem i den här föreningen blir du även medlem i Sverok.

Sverok följer Dataskyddsförordningen (GDPR) och behandlar dina uppgifter med noggrann försiktighet. Dina personuppgifter lämnas aldrig ut till andra av Sverok. Sverok får spara dina personuppgifter i upp till tre år.

Sverok kan komma att använda dina personuppgifter vid medlemsavstämningar via telefon eller sms, för att säkerställa föreningens medlemslista. Då ringer eller sms:ar vi till slumpvis personer på medlemslistan och frågar om de är medlemmar i föreningen.

Sverok skickar kontinuerligt utskick till alla medlemmar i förbundet. Det kan även förekomma enkätundersökningar som du ombeds svara på.

Uppgifterna kan även användas som underlag vid statsbidragsansökan, distriktens regionsbidragsansökningar, föreningens bidragsansökningar och statistik.

Granskare från statlig myndighet eller region kan få möjlighet att granska personuppgifter från Sveroks förbundskansli, om deras arbete kräver det.

Vi använder Stripe för kortbetalningar. Om du väljer att betala en avgift med kort kommer Stripe att samla in identifierande information om den enhet du använder. Stripe använder denna information för att driva och förbättra de tjänster de tillhandahåller oss, inklusive för att upptäcka bedrägerier. Du kan läsa mer om Stripe och deras integritetspolicy här